電話予約の聞き間違いと無断キャンセルを、
Web予約と前日リマインドで減らす。
法人のお客様からの「◯日の午後、10名入れる部屋は空いてますか？」。電話で受けるたびに予約表を確認して、聞き取った内容を書き写していませんか。pencil.in なら、お客様が部屋の収容人数と空きを見て自分で予約。前日にはリマインドメールが自動で届きます。
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こんな悩みはありませんか？
電話予約の聞き間違い
日付や時間、会社名を聞き間違えて、当日になって「予約が入っていない」と言われる。
無断キャンセル・日付の勘違い
予約した担当者が日程を忘れていて、部屋を押さえたまま誰も来ない。
プロジェクターなど備品の貸し出し
部屋は空いていても、プロジェクターが別の部屋で使われていて当日に慌てる。
「延長できますか？」にすぐ答えられない
会議中に延長を頼まれても、次の予約があるかを確認するまで返事ができない。
運営に、こう活きます
収容人数がわかる部屋名で登録
「会議室A（10名）」のように登録すれば、お客様は人数に合う部屋を自分で選べます。
法人のお客様はアカウント不要で予約
予約用URLを公式サイトに置くだけ。担当者は名前とメールアドレスで予約でき、確認メールが届きます。
前日のリマインドで無断キャンセルを防ぐ
利用の前日に、予約した担当者へリマインドメールが自動で届きます。
延長はその場で判断
スタッフはスマホで次の予約の有無を確認し、空いていれば管理画面で終了時間を延ばすだけ。重なる場合は保存できないので安心です。
設定例：3室の貸し会議室
部屋名に収容人数を入れ、持ち運べる備品は部屋とは別に登録します。
登録する予約対象
- 会議室A（20名）カテゴリ「会議室」。セミナー・研修向け
- 会議室B（10名）カテゴリ「会議室」
- 会議室C（4名）カテゴリ「会議室」。面接・商談向け
- プロジェクターカテゴリ「備品」。どの部屋でも使える持ち運び式
運用のコツ：固定設置のモニターなど部屋から動かない備品は、部屋名に書き添えるだけで十分です。持ち運ぶ備品だけを予約対象にしましょう。
3ステップで始められます
- 1
Googleでログイン
運営者のアカウント1つで始められます。
- 2
部屋と備品を登録
スペース作成時に「会議室」テンプレートを選び、部屋名に収容人数を添えて、備品も1行ずつ追加します。
- 3
公式サイトに予約ページを掲載
予約用URLを公式サイトの「ご予約」ボタンに設定します。空き確認だけなら閲覧専用URLも使えます。
よくある質問
- 利用中に延長を頼まれたらどうすればいいですか？
- 管理画面で予約の終了時間を延ばしてください。次の予約と重なる場合は保存できないため、延長できるかどうかがその場でわかります。
- プロジェクターなどの備品も予約できますか？
- できます。備品を部屋とは別の予約対象として登録すると、部屋と一緒に予約してもらえます。備品が他の部屋で使われている時間は予約できません。
- 請求書や領収書は発行できますか？
- 請求・決済の機能はありません。請求書や領収書は、いまお使いの方法で発行してください。
- スタッフ全員で予約状況を共有できますか？
- 閲覧専用URLか iCal の購読で、スタッフ全員が最新の予約を確認できます。予約の変更は管理者アカウントから行います。
予約受付の電話を、Web予約に置き換えよう。
Google アカウントでログインして、部屋を登録するだけで予約ページができあがります。
他の業種の予約管理
レンタルスペース
多目的スペース・撮影スタジオの予約を共有URLで。
コワーキングスペース
会議室・ブース・設備の予約を会員に共有URLで。
レンタルサロン
席・個室・施術ベッドの予約を共有URLで。
体育館・スポーツ施設
コート・グラウンド・体育館の予約を共有URLで。
レンタルキッチン
調理スペース・設備の予約を共有URLで。
レンタルジム・スタジオ
トレーニング室・スタジオの予約を共有URLで。
出先表・行き先表示板
誰がどこにいるかを共有URLで。外出先からも記入。
社用車・営業車
車両の予約を共有URLで。会議室と一緒に管理も。
音楽スタジオ
ドラム室・ブース・機材の予約を共有URLで。
部室・部活
部室や備品の予約を共有URLで、代替わりに強く。