電話と紙の予約台帳を、
利用団体が自分で見られるページに。
地域の体育館やテニスコート、クラブの専用グラウンド。空き状況の問い合わせと台帳への記入を、管理者が1件ずつ受けていませんか。pencil.in なら利用団体が共有URLから空きを確認して予約。毎週決まった団体の枠も、雨天中止の連絡も、まとめて扱えます。
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こんな悩みはありませんか？
空き状況の電話が窓口に集中
「来週の土曜、コート空いてますか？」の問い合わせに、台帳をめくりながら答えている。
毎週の団体利用が口約束
毎週水曜の夜はバレーボールのサークル、という慣習が台帳に書かれておらず、新しい団体と重なる。
半面と全面の貸し出しがややこしい
体育館を半面ずつ貸す日と全面を貸す日があり、どこが空いているのか分かりにくい。
雨天・行事での中止連絡
雨や施設の行事で使えなくなったとき、予約していた団体に一つずつ電話している。
運営に、こう活きます
コートや面を1つずつ登録
テニスコートA・B、体育館のA面・B面のように、同時に貸せる単位ごとに登録します。
利用団体は共有URLから予約
団体の代表者に予約用URLを渡すだけ。代表者の名前とメールアドレスで予約でき、確認メールと前日のリマインドが届きます。
定期利用の枠を繰り返し登録
毎週・隔週の団体枠は、管理者が繰り返し予約として一度登録すれば、その時間はほかの団体が予約できません。
中止はメールで自動連絡
管理画面で予約を取り消すと、予約した団体の代表者に取り消しのメールが自動で届きます。
設定例：テニスコート2面＋体育館を管理する地域のクラブ
「同時に別々の団体へ貸せる単位」で登録するのが基本です。
登録する予約対象
- テニスコートAカテゴリ「テニスコート」
- テニスコートBカテゴリ「テニスコート」
- 体育館 A面カテゴリ「体育館」。全面利用はA面・B面を両方予約
- 体育館 B面カテゴリ「体育館」
- 多目的室ミーティングや更衣用
運用のコツ：毎週決まっている団体の枠は、予約用URLを配る前に繰り返し予約で入れておくと、新しい団体との重なりを防げます。
3ステップで始められます
- 1
Googleでログイン
施設の管理者のアカウント1つで始められます。
- 2
コート・面を登録して定期枠を入れる
貸し出し単位を登録したら、毎週決まっている団体の枠を繰り返し予約で先に入れておきます。
- 3
利用団体の代表者にURLを配る
団体の連絡網やメールで予約用URLを共有。見るだけの人には閲覧専用URLも使えます。
よくある質問
- 半面と全面の両方を貸したいときは？
- A面・B面を別々に登録し、全面を貸すときは両方を同じ時間で予約してもらう方法がおすすめです。「全面」を別の予約対象にすると、半面の予約と重なってしまうため注意してください。
- 雨で中止になったとき、利用団体への連絡はどうなりますか？
- 管理画面から該当の予約を取り消すと、予約時に入力されたメールアドレスへ取り消しのお知らせが自動で送られます。
- 登録していない団体にも予約されてしまいませんか？
- 予約用URLを知っている人だけが予約できます。利用団体の代表者にだけ共有し、必要ならURLを作り直して古いURLを無効にできます。
- 利用料の徴収はできますか？
- 決済機能はありません。利用料は窓口払い・振込など、これまでの方法でお受け取りください。
予約台帳を、窓口の外でも見られるように。
Google アカウントでログインして、コートや面を登録するだけで始められます。
他の業種の予約管理
レンタルスペース
多目的スペース・撮影スタジオの予約を共有URLで。
コワーキングスペース
会議室・ブース・設備の予約を会員に共有URLで。
レンタルサロン
席・個室・施術ベッドの予約を共有URLで。
貸し会議室
複数の会議室の予約を共有URLで一元管理。
レンタルキッチン
調理スペース・設備の予約を共有URLで。
レンタルジム・スタジオ
トレーニング室・スタジオの予約を共有URLで。
出先表・行き先表示板
誰がどこにいるかを共有URLで。外出先からも記入。
社用車・営業車
車両の予約を共有URLで。会議室と一緒に管理も。
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ドラム室・ブース・機材の予約を共有URLで。
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部室や備品の予約を共有URLで、代替わりに強く。